Geschreven feedback bij jouw 360 Verbindende Communicatie

A. Wat de data toont

Chris, je hebt jezelf op deze 360 voorzichtig ingeschat. Van de negen mensen die je uitnodigde, hebben er zeven de vragenlijst ingevuld. Hun gemiddeldes liggen tussen 3,3 en 4,7. Op geen van de twaalf stellingen komt jouw eigen score boven het gemiddelde van je omgeving uit.

Het verschil tussen zelfbeeld en omgeving is het grootst op:

• 1.2 (eigen gevoelens en behoeften helder benoemen): zelfscore 2 tegenover gemiddelde anderen 3,9
• 1.1 (rustig en aanspreekbaar blijven bij spanning): zelfscore 3 tegenover 4,4
• 3.3 (moeilijke zaken bespreekbaar maken): zelfscore 2 tegenover 3,3

Op deze stellingen liggen zelfbeeld en omgeving dicht bij elkaar:

• 4.2 (oplossingen die rekening houden met verschillende belangen): 4 tegenover 4,1
• 1.3 (verantwoordelijkheid nemen voor de eigen impact): 4 tegenover 4,3

Op 3.3 zegt dat gemiddelde van 3,3 weinig. De zeven antwoorden lopen van 1 tot 5 en vallen uiteen in twee groepen: drie mensen zitten onderaan, vier bovenaan. Dat is de enige stelling in dit rapport waarop je feedbackgevers het duidelijk oneens zijn.

De laagste score van je hele rapport staat op 3.2 (duidelijke en haalbare verzoeken doen, in plaats van impliciete verwachtingen): 3,3 gemiddeld, en daar schat je jezelf met een 3 ongeveer hetzelfde in. Op dat punt zijn jij en je omgeving het dus eens.

In de open antwoorden waarderen je feedbackgevers vooral je rust en je geduld. Meerdere mensen schrijven dat je echt luistert in plaats van te wachten tot je aan de beurt bent, dat je onthoudt wat iemand verteld heeft en er later op terugkomt, en dat er bij jou niemand uit de boot valt. Het groeipotentieel dat ze benoemen komt op twee dingen neer: ze weten niet altijd waar jij zelf staat, en er blijft iets te lang liggen voor het uitgesproken wordt. Twee mensen vragen er uitdrukkelijk naar te horen wat er beter kan aan hun eigen werk. Jij schrijft zelf dat anderen vooral je rust waarderen, en je ziet als eigen groeipunt dat je een conflict liever laat bezinken, soms te lang, en dat je niet altijd zegt wat je ervan vindt wanneer je denkt dat het niet zal vallen.

B. De lezing

Wat als eerste opvalt is de richting van het verschil. Op elke stelling zonder uitzondering ziet je omgeving meer dan jij bij jezelf ziet, en het grootst is dat verschil op precies de dingen die jij als je zwakke plek benoemt. Je geeft jezelf een 2 op het helder benoemen van je eigen gevoelens en behoeften, terwijl je feedbackgevers daar gemiddeld op 3,9 uitkomen. Dat betekent niet dat zij gelijk hebben en jij niet. Het betekent wel dat de strengheid waarmee je naar jezelf kijkt niet gedeeld wordt door de mensen die met je werken.

Leg je de grootste verschillen naast elkaar, dan hebben ze iets gemeenschappelijks. Ze gaan alle drie over wat jij naar buiten brengt: wat je voelt en nodig hebt, hoe je overkomt als het spant, en of je een moeilijke zaak op tafel legt. De stellingen over wat je binnenlaat staan er heel anders bij. Luisteren zonder te onderbreken staat op 4,6, oprechte interesse in wat er onder zit op 4,7. Het beeld dat daaruit oprijst is dat van iemand die veel opneemt en weinig teruggeeft, en die dat zelf vooral als tekort ervaart.

Daar komt de verdeelde stelling bij, en die is misschien de interessantste vondst van dit rapport. Op moeilijke zaken bespreekbaar maken lopen de antwoorden van 1 tot 5. Dat is geen ruis. In de toelichtingen schrijft iemand dat jij alles op tafel legt, ook wat niet leuk is om te horen, met de bedenking dat dat vermoedelijk niet bij iedereen zo gaat. Iemand anders schrijft dat nooit ter sprake gekomen is wat jij van zijn of haar werk vindt. Er zijn dus twee ervaringen van dezelfde persoon, en de scheidslijn loopt niet door jouw vaardigheid maar door de relatie.

Je eigen zin dat je iets niet zegt wanneer je denkt dat het niet zal vallen, past daar naadloos op. Een voorzichtige hypothese, in de taal van Verbindende Communicatie: er lijkt een sterke behoefte te spelen om de ander niet te belasten, om de rust in de ploeg te houden en om ruimte te maken voor wat anderen nodig hebben. Die behoefte dient je in veel situaties, en je omgeving benoemt ze met zoveel woorden als een kwaliteit. In andere situaties loopt diezelfde behoefte een andere behoefte voorbij, namelijk die van mensen om te weten waar ze aan toe zijn. En mogelijk ook je eigen behoefte om ergens zelf te staan, in plaats van er altijd tussen.

C. Twee gebieden om verder mee te werken

Hieronder twee gebieden die uit de data naar voren komen. Bij elk gebied staan vragen die kunnen helpen om verder te kijken, en een suggestie om met iemand uit je omgeving in gesprek te gaan. Niets hiervan is voorgeschreven. Het is materiaal om te gebruiken zoals het past.

Gebied 1: met wie zeg je het wel, en met wie niet

De aanleiding is de stelling waarop je feedbackgevers het niet eens zijn. Met sommige mensen leg je blijkbaar alles op tafel, met andere blijft het onbesproken. Voor de mensen in de tweede groep is de stilte niet neutraal: twee van hen schrijven dat ze niet weten wat jij van hun werk vindt, en dat ze dat missen. De vraag onder dit gebied is niet of je moeilijke dingen kan zeggen, want dat kan je aantoonbaar. De vraag is wat maakt dat je het bij de ene wel doet en bij de andere niet.

Vragen om bij stil te staan:

• Als je aan de mensen denkt bij wie je het wel zegt, wat is er anders aan die gesprekken? Wat gebeurt er dan bij jou, vlak voor je begint?
• Welk gevoel komt op wanneer je overweegt iets te zeggen en je het toch inslikt? En welke behoefte vraagt op dat moment aandacht: de rust bewaren, de ander sparen, jezelf beschermen, of iets anders?
• Kan je je een recente situatie herinneren waarin je iets niet gezegd hebt? Wat deed je in plaats daarvan, en wat had je achteraf liever anders gedaan?

Een suggestie: vraag aan één of twee mensen die de vragenlijst hebben ingevuld wat zij concreet zien wanneer jij iets moeilijks laat liggen. Merken ze het? Zo ja, waaraan? De vraag "wat zou je van mij willen horen dat je nu niet hoort" levert meestal meer op dan "wat doe ik fout".

Gebied 2: van zorgen voor naar vragen om

Dit gebied komt uit de laagste score van je rapport, 3.2 over duidelijke en haalbare verzoeken, en uit de 2 die je jezelf gaf op het benoemen van eigen behoeften. Het is ook het enige punt waarop jij en je omgeving het volledig eens zijn, en dat maakt het bruikbaar. In de open antwoorden staat het twee keer in andere woorden: dat het soms raden is wat er van iemand verwacht wordt, en dat je te veel op je eigen schouders neemt. Een verzoek is iets anders dan een verwachting: het eerste kan de ander horen, het tweede alleen raden.

Vragen om bij stil te staan:

• Waar merk je aan jezelf dat je iets liever zelf oplost dan het te vragen? Wat gaat er in die seconde door je heen?
• Wat maakt vragen moeilijk: de gedachte dat je het dan niet aankan, dat je iemand belast, of dat het antwoord nee kan zijn?
• Denk aan een taak van vorige maand die je erbij nam terwijl iemand anders ze had kunnen doen. Wat had je moeten zeggen om ze uit handen te geven?

Een suggestie: probeer deze week één verzoek volledig uit te spreken, in de vorm wat je waarneemt, wat je nodig hebt en wat je concreet vraagt, aan iemand bij wie dat weinig risico voelt. Kijk daarna niet naar het antwoord maar naar wat het met jou deed om het te vragen.

D. Een woord bij het lezen

Dit rapport is een momentopname, gevoed door zeven mensen die de moeite namen om de vragenlijst in te vullen. Hun antwoorden zijn een uitnodiging tot reflectie, geen vonnis. Het kan helpen om, na het lezen, die zeven mensen te bedanken voor hun bijdrage, en met een of twee van hen het gesprek aan te gaan over wat je hieruit meeneemt.

Verandering in communicatie groeit vooral door kleine, herhaalde momenten van bewustwording. Eén ding dat je deze week een paar keer doet, weegt zwaarder dan een groot voornemen dat na tien dagen verdampt is. Mocht je merken dat dit materiaal vraagt om een gesprek met iemand die meekijkt, dan is begeleide coaching daarvoor een mogelijkheid.

Geschreven feedback bij jouw 360 Verbindende Communicatie

A. Wat de data toont

Kim, je hebt jezelf op deze 360 hoog ingeschat, en het hoogst op helder spreken en op besluitvorming. Van de acht mensen die je uitnodigde, hebben er zes de vragenlijst ingevuld. Hun gemiddeldes liggen tussen 2,5 en 4,5. Op geen van de twaalf stellingen komt het beeld van je omgeving boven je eigen inschatting uit.

Het verschil tussen zelfbeeld en omgeving is het grootst op:

• 4.3 (bijdragen aan gedragen besluitvorming, in plaats van te domineren of je terug te trekken): zelfscore 5 tegenover gemiddelde anderen 2,7
• 3.1 (observaties formuleren zonder oordeel of interpretatie): zelfscore 5 tegenover 3,2
• 2.1 (luisteren zonder te onderbreken of meteen oplossingen aan te reiken): zelfscore 4 tegenover 2,5

Op deze stellingen liggen zelfbeeld en omgeving dicht bij elkaar:

• 1.3 (verantwoordelijkheid nemen voor de eigen impact): 4 tegenover 3,8
• 3.3 (moeilijke zaken bespreekbaar maken, op een respectvolle manier): 5 tegenover 4,5

Die 4,5 op 3.3 is meteen de hoogste score van je hele rapport. Je feedbackgevers zien je dus wel degelijk als iemand die zegt wat gezegd moet worden.

Op 1.1 (rustig en aanspreekbaar blijven bij spanning of kritiek) lopen de antwoorden uiteen van 2 tot 5: vier mensen zitten onderaan, twee bovenaan. Dat is de enige stelling waarop je feedbackgevers het duidelijk oneens zijn.

In de open antwoorden waarderen ze vooral je duidelijkheid en je vakkennis. Meerdere mensen schrijven dat ze bij jou weten waar ze aan toe zijn, dat er geen politiek gespeeld wordt, en dat je het team afdekt naar boven. Iemand noemt uitdrukkelijk dat je kalm blijft wanneer het misloopt. Het groeipotentieel dat ze benoemen is opvallend eensluidend: de beslissing valt vaak voordat het overleg begonnen is, er wordt weinig gevraagd wat zij ervan denken, en er is meer behoefte aan vragen dan aan antwoorden. Jij schrijft zelf dat mensen je duidelijkheid waarderen, en je ziet als eigen groeipunt dat je geduld tekortkomt en soms te snel gaat.

Daar zit een spanning die de moeite is om vast te houden: jouw woord is geduld, hun woord is meedenken. Dat is niet hetzelfde.

B. De lezing

Het patroon in deze data is opvallend consistent. Op elke stelling schat je jezelf hoger in dan je omgeving doet, en de kloof is het grootst op besluitvorming. Tegelijk is het beeld dat je feedbackgevers schetsen bepaald niet negatief. Ze waarderen dat je duidelijk bent, dat je moeilijke dingen wel degelijk benoemt, en dat je hen afdekt wanneer het van hogerop lastig wordt. De hoogste score van je rapport, een 4,5 op moeilijke zaken bespreekbaar maken, zegt iets dat je niet moet wegwuiven: mensen zien jou als iemand die durft.

Leg je de drie grootste verschillen naast elkaar, dan gaan ze alle drie over dezelfde ruimte, namelijk die tussen het moment waarop jij iets ziet en het moment waarop de anderen erbij zijn. Luisteren zonder te onderbreken staat op 2,5, toetsen of de ander correct begrepen is op 2,7, en bijdragen aan gedragen besluitvorming op 2,7. Iemand schrijft erbij nog niet uitgesproken te zijn of het antwoord komt al. Iemand anders schrijft dat er in het overleg gehoord wordt wat beslist is en dat meedenken zelden gebeurt. Je duidelijkheid is dus niet het probleem. Wat mensen missen, zit in de fase daarvoor.

De interessantste spanning zit tussen jouw eigen groeiwoord en het hunne. Jij schrijft dat je aan geduld tekortkomt en soms te snel gaat, wat een kwestie van tempo is. Zij schrijven over draagvlak, over meedenken, over gevraagd worden, wat een kwestie van eigenaarschap is. Dat verschil is belangrijk, want trager beslissen lost het tweede niet op. Je kan een beslissing traag nemen en nog altijd alleen. Wat de open antwoorden vragen is niet dat het langer duurt, maar dat er iemand bij is voor het rond is.

Daar komt de verdeelde stelling bij. Op rustig en aanspreekbaar blijven bij spanning lopen de antwoorden van 2 tot 5. Als een groep het over jouw kalmte niet eens is, betekent dat meestal dat je die kalmte niet overal even goed vasthoudt, en dat het verschil zit in met wie je te maken hebt of in wat er op het spel staat. Dat is materiaal voor een gesprek, geen oordeel.

Een voorzichtige hypothese, in de taal van Verbindende Communicatie: er lijkt een grote behoefte aan helderheid en aan vooruitgang, en aan het gevoel dat de zaak vooruit gaat wanneer jij ze in handen neemt. Die behoefte dient het team aantoonbaar, en ze zeggen dat ook. Onder druk kan diezelfde behoefte de behoefte van anderen voorbijlopen om mee te wegen in wat er beslist wordt. Mogelijk zit er ook een eigen behoefte onder, die aan vertrouwen: dat het goed komt zonder dat je alles zelf hoeft vast te houden.

C. Twee onderwerpen voor de coachingsessies

Sessie 1: tussen tempo en eigenaarschap

Dit onderwerp raakt aan het grootste verschil in je rapport, de 5 die je jezelf gaf op gedragen besluitvorming tegenover de 2,7 van je omgeving, en aan wat daarover in de open antwoorden staat. De centrale verkenningsvraag voor de sessie is: wat gebeurt er in jou op het moment dat je de oplossing al ziet en de groep er nog niet is? In de taal van Verbindende Communicatie raakt dit aan de beweging van strategie naar behoefte. Nu beslissen is een strategie, en die dient waarschijnlijk een diepere behoefte aan helderheid of aan vooruitgang. In de sessie is de vraag welke andere strategie diezelfde behoefte zou kunnen dienen, zonder de behoefte van anderen om mee te wegen te overrijden. Het onderscheid tussen jouw woord geduld en hun woord meedenken hoort hier ook thuis. Een concreet aanknopingspunt om mee te brengen: een beslissing van de voorbije maanden waarvan je achteraf merkte dat ze niet gedragen was, en wat je op dat moment zag gebeuren.

Sessie 2: tussen duidelijk zijn en horen wat nog niet gezegd is

Dit onderwerp komt uit 2.1 en 2.2, de twee laagste stellingen van je rapport, en uit de verdeeldheid op 1.1. Het gaat over de fase voor je iets zegt. De centrale verkenningsvraag is: waaraan merk jij dat iemand nog niet klaar was met wat hij of zij aan het zeggen was, en wat maakt dat je op dat moment toch begint? In de taal van Verbindende Communicatie raakt dit aan het verschil tussen waarneming en interpretatie: iemands eerste zin horen en denken dat je weet waar het naartoe gaat, is een interpretatie, ook wanneer ze acht van de tien keer klopt. En het raakt aan de verdeeldheid over je kalmte: bij wie lukt het je wel om te blijven staan, en wat is daar anders. Ook hier helpt een concreet voorbeeld: een gesprek van de voorbije weken waarin je halverwege al wist wat de ander ging zeggen.

Welk onderwerp eerst komt, bepaal je samen met je coach. Ze hangen samen, en het gesprek over het ene zal waarschijnlijk al iets losmaken over het andere.

D. Een woord bij het lezen

Dit rapport is een momentopname, gevoed door zes mensen die de moeite namen om de vragenlijst in te vullen. Hun antwoorden zijn een uitnodiging tot reflectie, geen vonnis. Het kan helpen om, na het lezen, die zes mensen te bedanken voor hun bijdrage.

De cijfers in dit rapport liggen op verschillende plaatsen lager dan je zelf dacht. Dat zegt niets over of je je werk goed doet, en de open antwoorden laten daar weinig twijfel over bestaan. Het zegt iets over het verschil tussen wat jij bedoelt en wat er aankomt, en dat verschil is precies het soort ding dat je alleen te weten komt door het te vragen. Wat hier staat is materiaal voor de coachingsessies. De richting bepaal je zelf.