Privacybeleid
Laatst bijgewerkt: september 2026
1. Wie zijn wij?
Human Matters BV is gevestigd te Begoniastraat 30, 2627 Schelle. BTW-nummer: BE0476 294 942. Voor vragen over dit privacybeleid bereikt u ons via contact@humanmatters.cc.
2. Welke gegevens verzamelen wij?
Wij verzamelen: contactgegevens (naam, e-mail, telefoon, organisatie), de inhoud van berichten die u ons stuurt via het contactformulier of mail, en geanonimiseerde websitegebruikdata via Plausible Analytics (cookieloos) en Mautic (alleen na expliciete toestemming via de cookiemelding). Vult u een zelfscan in op onze site, dan bewaren wij de antwoorden geanonimiseerd, zonder uw e-mailadres eraan te koppelen. Vraagt u het rapport per mail, dan gebruiken wij uw adres alleen daarvoor; inschrijving op de nieuwsbrief is een aparte keuze die u zelf aanvinkt en apart bevestigt.
3. Waarvoor gebruiken wij deze gegevens?
Om uw vragen te beantwoorden, u op de hoogte te houden van trainingen en content waar u om heeft gevraagd, onze diensten te leveren en facturen op te maken, en om de werking van de website te verbeteren.
4. Rechtsgrond
Wij verwerken gegevens op basis van uw toestemming (nieuwsbrief, marketing-analyses), de uitvoering van een overeenkomst (training, boek, coaching) of een wettelijke verplichting (boekhouding).
5. Met wie delen wij gegevens?
Wij delen gegevens enkel met dienstverleners die ons helpen diensten te leveren: Brevo (transactionele e-mail, in EU), Mautic op eigen EU-server (marketing automation), Mollie (betalingen, in EU) en Cal.com op eigen EU-server (afspraken). Voor het schrijven van 360°-rapporten gebruikt onze coach daarnaast Anthropic, buiten de EU (zie punt 10). Geen van uw gegevens wordt verkocht of verhuurd aan derden.
6. Hoe lang bewaren wij uw gegevens?
Contactformulierdata: maximaal 3 jaar na laatste interactie. Klantgegevens: 7 jaar na laatste factuur (wettelijke bewaartermijn). Nieuwsbriefinschrijving: tot u zich uitschrijft, via de link onderaan elke mail.
7. Uw rechten
U heeft recht op inzage, correctie, verwijdering, beperking van verwerking, dataportabiliteit en intrekking van toestemming. Een verzoek indienen kan via contact@humanmatters.cc. U kunt ook een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (gegevensbeschermingsautoriteit.be).
8. Beveiliging
Al onze servers staan in de Europese Unie. Toegang tot persoonsgegevens is beperkt tot medewerkers die deze nodig hebben voor hun werk. Verbindingen verlopen via HTTPS.
9. Wijzigingen
Wij kunnen dit privacybeleid aanpassen. De actuele versie staat altijd op deze pagina met de datum van laatste wijziging bovenaan.
10. 360° feedback-traject
Specifiek voor onze online 360° feedback-tool verwerken wij: voornaam, achternaam, e-mailadres en taalvoorkeur van de deelnemer; idem voor de feedbackgevers die de deelnemer uitnodigt; de antwoorden op de stellingen (1–5) en open vragen; en (indien van toepassing) het door de coach geschreven rapport. Sub-verwerkers voor deze tool: Mollie (betalingen), Brevo (transactionele e-mail), Mautic op onze eigen EU-server (mail-automation), Cal.com op onze eigen EU-server (coaching-afspraken). Om een eerste versie van het rapport te schrijven, gebruikt de coach daarnaast Claude van Anthropic, via het account van Human Matters en onder de zakelijke voorwaarden van Anthropic, met de instelling om gesprekken te gebruiken voor training uitgeschakeld. De coach geeft daarbij alleen gepseudonimiseerde gegevens door: zonder de naam van de deelnemer of de organisatie, met de antwoorden van feedbackgevers al onder een letter. De coach leest de tekst na en herschrijft waar nodig voor het rapport gepubliceerd wordt. Anthropic is gevestigd in de Verenigde Staten; die doorgifte buiten de EU gebeurt op basis van de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie. Bewaartermijn: rapporten en de bijhorende antwoorden 2 jaar na publicatie, daarna verwijderd. Dat geldt ook voor de zelfevaluatie en voor de namen en e-mailadressen van de feedbackgevers. Trajecten die zonder rapport afsluiten, verwijderen we op dezelfde manier 2 jaar na de afsluiting. Wat blijft, is het traject zelf zonder inhoud (organisatie, deelnemer, data, status), voor de facturatie. In ons interne logboek van acties (de auditlog) wissen we e-mailadressen en namen na 2 jaar. Trajecten waarop 2 jaar niets gebeurde en accounts die 2 jaar niet gebruikt werden, verwijderen we ook. Facturen en bestellingen blijven, omdat we die wettelijk zeven jaar moeten bewaren.
11. Feedback zonder namen
In het rapport staan de antwoorden van feedbackgevers zonder naam. Elke feedbackgever krijgt per traject een letter (bv. Respondent A, B, C). Onder die letter ziet de deelnemer per stelling de score en de toelichting van die persoon, en diens open antwoorden, woordelijk. Een rapport komt er pas vanaf vijf ingevulde vragenlijsten.
Wie ziet wat:
– de deelnemer ziet de antwoorden onder een letter, nooit met een naam. Tijdens de feedbackperiode ziet de deelnemer per voornaam of iemand al ingevuld heeft, niet wat;
– de coach van Human Matters ziet dezelfde letters, nooit namen bij de antwoorden. De coach ziet ook wie de vragenlijst invulde, niet wie wat antwoordde;
– de werkgever of de organisatie die het traject aankocht, ziet geen antwoorden, enkel de status van het traject;
– in onze database staat wel wie wat antwoordde, omdat we anders geen herinneringen kunnen sturen. Dat verband tonen we aan niemand.
De letters worden toegewezen in een cryptografisch veilige willekeurige volgorde (Fisher-Yates shuffle met crypto.randomInt). Deze toewijzing:
– is willekeurig en bevat geen verband met de volgorde waarin collega's uitgenodigd werden;
– bevat geen verband met de volgorde waarin antwoorden binnenkwamen;
– bevat geen verband met namen, e-mailadressen of andere identificerende gegevens;
– wordt eenmalig gegenereerd per traject en blijft dezelfde zolang dat traject duurt.
Omdat een letter in het hele rapport dezelfde blijft, ziet de deelnemer het patroon in de antwoorden van elke persoon. Dat is een bewuste keuze: het helpt om de feedback te begrijpen. Het betekent ook dat wie de woorden of de schrijfstijl van een feedbackgever goed kent, die persoon soms kan herkennen. We raden feedbackgevers daarom aan te schrijven over wat ze vaker zagen gebeuren, eerder dan over één moment dat alleen zij en de deelnemer kennen. De uniformiteit van de toewijzing wordt door geautomatiseerde tests bewaakt.
12. Recht op verwijdering ("right to be forgotten")
U kan ons via contact@humanmatters.cc vragen om uw gegevens te wissen. We doen dat binnen 30 dagen. We wissen dan uw account, uw loginlinks en uw inlogcodes, uw 360-traject met de antwoorden, de zelfevaluatie en het rapport, de mails die we voor u bewaarden, uw inschrijving op de nieuwsbrief en uw contact in onze mailinglijst, uw afspraken in onze agenda, en uw naam en e-mailadres in ons interne logboek (de auditlog). Gaf u feedback in het 360-traject van iemand anders, dan wissen we uw naam en e-mailadres en werkt uw link niet meer. De antwoorden die u al instuurde, blijven onder hun letter in dat rapport staan, zodat het rapport klopt voor de anderen die feedback gaven, maar niemand kan ze nog aan u koppelen. Wat blijft: facturen en bestellingen, die we volgens de wet zeven jaar moeten bewaren, en van een 360-traject enkel het feit dat het bestond, zonder uw naam of antwoorden, voor de boekhouding van de organisatie die het betaalde. Van de verwijdering zelf noteren we in de auditlog enkel dat ze gebeurde, zonder persoonsgegevens. In onze versleutelde back-ups blijven gegevens nog tot zes maanden bewaard; daarna verdwijnen ze vanzelf.