Datenschutzerklärung - Human Matters

1. Wer sind wir?

Human Matters BV mit Sitz Begoniastraat 30, 2627 Schelle. USt-Nr: BE0476 294 942. Fragen erreichen uns über contact@humanmatters.cc.

2. Welche Daten erheben wir?

Wir erheben: Kontaktdaten (Name, E-Mail, Telefon, Organisation), den Inhalt Ihrer Nachrichten über das Kontaktformular oder per E-Mail, und anonymisierte Nutzungsdaten über Plausible Analytics (ohne Cookies) und Mautic (nur nach ausdrücklicher Zustimmung). Wenn Sie auf unserer Website einen Selbst-Scan ausfüllen, speichern wir die Antworten anonymisiert, ohne sie mit Ihrer E-Mail-Adresse zu verknüpfen. Fordern Sie den Bericht per E-Mail an, nutzen wir Ihre Adresse ausschliesslich dafür; die Anmeldung zum Newsletter ist eine separate Entscheidung, die Sie selbst ankreuzen und gesondert bestätigen.

3. Wozu verwenden wir sie?

Um Ihre Fragen zu beantworten, Sie über angefragte Schulungen und Inhalte zu informieren, unsere Dienstleistungen zu erbringen, Rechnungen zu stellen und die Website zu verbessern.

4. Rechtsgrundlage

Wir verarbeiten Daten auf Grundlage Ihrer Einwilligung (Newsletter, Marketing), der Vertragserfüllung (Schulung, Buch, Coaching) oder einer gesetzlichen Verpflichtung (Buchhaltung).

5. Wem geben wir Daten weiter?

Ausschließlich an Dienstleister. Innerhalb der EU: Brevo (transaktionale E-Mail), Mautic auf eigenem EU-Server (Marketing Automation), Mollie (Zahlungen) und Cal.com auf eigenem EU-Server (Termine). Für das Schreiben von 360°-Berichten nutzt unser Coach zusätzlich Anthropic, außerhalb der EU (siehe Punkt 10). Wir verkaufen oder vermieten keine Daten.

6. Aufbewahrungsdauer

Kontaktformular-Daten: maximal 3 Jahre nach letztem Kontakt. Kundendaten: 7 Jahre nach letzter Rechnung (gesetzliche Pflicht). Newsletter-Anmeldung: bis zur Abmeldung über den Link am Ende jeder E-Mail.

7. Ihre Rechte

Sie haben Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit und Widerruf der Einwilligung. Anträge an contact@humanmatters.cc. Sie können auch Beschwerde bei der belgischen Datenschutzbehörde einreichen (gegevensbeschermingsautoriteit.be).

8. Sicherheit

Alle Server in der EU. Zugriff auf personenbezogene Daten ist auf Mitarbeitende beschränkt, die ihn für ihre Arbeit benötigen. Verbindungen laufen über HTTPS.

9. Änderungen

Diese Richtlinie kann aktualisiert werden. Die aktuelle Fassung steht immer auf dieser Seite mit dem Datum der letzten Änderung oben.

10. 360°-Feedback-Verfahren

Für unser 360°-Feedback-Tool verarbeiten wir: Vorname, Nachname, E-Mail und Sprachpräferenz der Teilnehmerin; ebenso für die Feedbackgeber:innen, die die Teilnehmerin einlädt; die Antworten auf die Aussagen (1–5) und offenen Fragen; und (falls zutreffend) den vom Coach verfassten Bericht. Auftragsverarbeiter für dieses Tool: Mollie (Zahlungen), Brevo (transaktionale E-Mail), Mautic auf unserem eigenen EU-Server (E-Mail-Automation), Cal.com auf unserem eigenen EU-Server (Coaching-Termine). Für einen ersten Entwurf des Berichts nutzt der Coach außerdem Claude von Anthropic, über das Konto von Human Matters und zu den geschäftlichen Bedingungen von Anthropic, wobei die Einstellung, Gespräche für das Training zu verwenden, ausgeschaltet ist. Der Coach gibt dabei nur pseudonymisierte Daten weiter: ohne den Namen der Teilnehmerin oder der Organisation, mit den Antworten der Feedbackgeber:innen bereits unter einem Buchstaben. Der Coach liest den Text und überarbeitet ihn, wo nötig, bevor der Bericht veröffentlicht wird. Anthropic hat seinen Sitz in den USA; diese Übermittlung außerhalb der EU erfolgt auf Grundlage der Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission. Aufbewahrung: Berichte und zugehörige Antworten 2 Jahre nach Veröffentlichung, danach gelöscht. Das gilt auch für die Selbsteinschätzung sowie für Namen und E-Mail-Adressen der Feedbackgeber:innen. Verfahren, die ohne Bericht abschließen, werden auf die gleiche Weise 2 Jahre nach dem Abschluss gelöscht. Es bleibt nur das Verfahren selbst ohne Inhalt (Organisation, Teilnehmerin, Daten, Status) für die Rechnungsstellung. In unserem internen Protokoll der Aktionen (Audit-Log) löschen wir E-Mail-Adressen und Namen nach 2 Jahren. Verfahren, bei denen 2 Jahre lang nichts geschehen ist, und Konten, die 2 Jahre nicht genutzt wurden, löschen wir ebenfalls. Rechnungen und Bestellungen bleiben, weil wir sie gesetzlich sieben Jahre aufbewahren müssen.

11. Feedback ohne Namen

Im Bericht stehen die Antworten der Feedbackgeber:innen ohne Namen. Jede:r Feedbackgeber:in erhält pro Verfahren einen Buchstaben (z. B. Respondent A, B, C). Unter diesem Buchstaben sieht die Teilnehmerin pro Aussage die Punktzahl und die Erläuterung dieser Person sowie ihre offenen Antworten, wörtlich. Ein Bericht entsteht erst ab fünf ausgefüllten Fragebögen.

Wer sieht was:
– die Teilnehmerin sieht die Antworten unter einem Buchstaben, nie mit einem Namen. Während des Feedbackzeitraums sieht sie beim Vornamen, ob jemand schon geantwortet hat, aber nicht was;
– der Coach von Human Matters sieht dieselben Buchstaben, nie Namen bei den Antworten. Der Coach sieht auch, wer den Fragebogen ausgefüllt hat, aber nicht, wer was geantwortet hat;
– der Arbeitgeber oder die Organisation, die das Verfahren gekauft hat, sieht keine Antworten, nur den Stand des Verfahrens;
– in unserer Datenbank ist gespeichert, wer was geantwortet hat, weil wir sonst keine Erinnerungen schicken könnten. Diese Verbindung zeigen wir niemandem.

Die Buchstaben werden in einer kryptographisch sicheren Zufallsreihenfolge vergeben (Fisher-Yates mit crypto.randomInt). Diese Zuordnung:
– ist zufällig und hat keinen Zusammenhang mit der Reihenfolge, in der Kolleg:innen eingeladen wurden;
– hat keinen Zusammenhang mit der Reihenfolge der eingegangenen Antworten;
– hat keinen Zusammenhang mit Namen, E-Mail-Adressen oder anderen identifizierenden Daten;
– wird einmalig pro Verfahren erzeugt und bleibt währenddessen gleich.

Weil ein Buchstabe im ganzen Bericht derselbe bleibt, sieht die Teilnehmerin das Muster in den Antworten jeder Person. Das ist eine bewusste Entscheidung: Es hilft, das Feedback zu verstehen. Es bedeutet auch, dass jemand, der die Worte oder den Schreibstil einer Person gut kennt, diese manchmal wiedererkennen kann. Wir empfehlen Feedbackgeber:innen deshalb, zu beschreiben, was sie öfter erlebt haben, statt einen einzelnen Moment, den nur sie und die Teilnehmerin kennen. Die Gleichmäßigkeit dieser Zuordnung wird durch automatisierte Tests überwacht.

12. Recht auf Vergessenwerden

Sie können uns über contact@humanmatters.cc bitten, Ihre Daten zu löschen. Das tun wir innerhalb von 30 Tagen. Wir löschen dann Ihr Konto, Ihre Login-Links und Ihre Anmeldecodes, Ihr 360°-Verfahren mit den Antworten, der Selbsteinschätzung und dem Bericht, die E-Mails, die wir für Sie aufbewahrt haben, Ihre Newsletter-Anmeldung und Ihren Kontakt in unserer Mailingliste, Ihre Termine in unserem Kalender sowie Ihren Namen und Ihre E-Mail-Adresse in unserem internen Protokoll (dem Audit-Log). Haben Sie im 360°-Verfahren einer anderen Person Feedback gegeben, löschen wir Ihren Namen und Ihre E-Mail-Adresse, und Ihr Link funktioniert nicht mehr. Die Antworten, die Sie bereits abgeschickt haben, bleiben unter ihrem Buchstaben in diesem Bericht, damit der Bericht für die anderen Feedbackgeber:innen stimmt, aber niemand kann sie noch mit Ihnen verbinden. Was bleibt: Rechnungen und Bestellungen, die wir gesetzlich sieben Jahre aufbewahren müssen, und von einem 360°-Verfahren nur die Tatsache, dass es stattfand, ohne Ihren Namen oder Ihre Antworten, für die Buchhaltung der Organisation, die es bezahlt hat. Von der Löschung selbst vermerkt das Audit-Log nur, dass sie stattfand, ohne personenbezogene Daten. In unseren verschlüsselten Backups bleiben Daten noch bis zu sechs Monate gespeichert; danach verschwinden sie von selbst.