Politique de confidentialité

1. Qui sommes-nous ?

Human Matters BV est établie à Begoniastraat 30, 2627 Schelle. Numéro de TVA : BE0476 294 942. Pour toute question, contactez-nous via contact@humanmatters.cc.

2. Quelles données collectons-nous ?

Nous collectons : vos coordonnées (nom, e-mail, téléphone, organisation), le contenu de vos messages via le formulaire de contact ou par e-mail, et des données d'utilisation anonymisées via Plausible Analytics (sans cookies) et Mautic (uniquement après consentement explicite). Si vous remplissez un auto-scan sur notre site, nous conservons les réponses de manière anonyme, sans les lier à votre adresse e-mail. Si vous demandez le rapport par e-mail, nous utilisons votre adresse uniquement à cette fin ; l'inscription à la newsletter est un choix distinct que vous cochez et confirmez séparément.

3. À quelles fins ?

Pour répondre à vos questions, vous informer des formations et du contenu demandés, fournir nos services, établir les factures et améliorer le site.

4. Base légale

Nous traitons vos données sur base de votre consentement (newsletter, marketing), l'exécution d'un contrat (formation, livre, coaching) ou une obligation légale (comptabilité).

5. Avec qui partageons-nous les données ?

Uniquement avec des sous-traitants. Dans l'UE : Brevo (e-mails transactionnels), Mautic sur notre propre serveur européen (marketing automation), Mollie (paiements) et Cal.com sur notre propre serveur européen (rendez-vous). Pour rédiger les rapports 360°, notre coach utilise en outre Anthropic, hors de l'UE (voir point 10). Aucune donnée n'est vendue ni louée.

6. Durée de conservation

Données du formulaire de contact : 3 ans maximum après le dernier contact. Données clients : 7 ans après la dernière facture (obligation légale). Newsletter : jusqu'au désabonnement via le lien en bas de chaque e-mail.

7. Vos droits

Vous avez droit à l'accès, la rectification, l'effacement, la limitation, la portabilité et le retrait du consentement. Demandes via contact@humanmatters.cc. Vous pouvez aussi introduire une plainte auprès de l'Autorité de protection des données (autoriteprotectiondonnees.be).

8. Sécurité

Tous nos serveurs sont dans l'UE. L'accès aux données personnelles est limité aux collaborateurs qui en ont besoin. Les connexions sont en HTTPS.

9. Modifications

Cette politique peut être mise à jour. La version actuelle est toujours disponible sur cette page, avec la date en haut.

10. Parcours de feedback 360°

Pour notre outil de feedback 360°, nous traitons : prénom, nom, e-mail et langue du participant ; idem pour les personnes qui donnent leur feedback ; les réponses aux affirmations (1–5) et aux questions ouvertes ; et (le cas échéant) le rapport rédigé par le coach. Sous-traitants pour cet outil : Mollie (paiements), Brevo (e-mails transactionnels), Mautic sur notre propre serveur EU (automation), Cal.com sur notre propre serveur EU (rendez-vous coaching). Pour rédiger une première version du rapport, le coach utilise en outre Claude d'Anthropic, via le compte de Human Matters et selon les conditions commerciales d'Anthropic, avec le paramètre d'utilisation des conversations pour l'entraînement désactivé. Le coach n'y transmet que des données pseudonymisées : sans le nom du participant ni celui de l'organisation, avec les réponses des personnes qui donnent leur feedback déjà sous une lettre. Le coach relit le texte et le réécrit si nécessaire avant la publication du rapport. Anthropic est établie aux États-Unis ; ce transfert hors de l'UE repose sur les clauses contractuelles types de la Commission européenne. Conservation : rapports et réponses 2 ans après publication, ensuite supprimés. Cela vaut aussi pour l'auto-évaluation et pour les noms et adresses e-mail des personnes qui donnent leur feedback. Les parcours qui se clôturent sans rapport sont supprimés de la même manière 2 ans après leur clôture. Seul reste le parcours lui-même, sans contenu (organisation, participant, dates, statut), pour la facturation. Dans notre journal interne des actions (le journal d'audit), nous effaçons les adresses e-mail et les noms après 2 ans. Nous supprimons aussi les parcours sur lesquels rien ne s'est passé pendant 2 ans et les comptes inutilisés depuis 2 ans. Les factures et les commandes restent, car la loi nous oblige à les conserver sept ans.

11. Feedback sans noms

Dans le rapport, les réponses des personnes qui donnent leur feedback figurent sans nom. Chacune reçoit une lettre par parcours (par ex. Respondent A, B, C). Sous cette lettre, le participant voit pour chaque affirmation le score et le commentaire de cette personne, ainsi que ses réponses ouvertes, mot pour mot. Un rapport n'est établi qu'à partir de cinq questionnaires remplis.

Qui voit quoi :
– le participant voit les réponses sous une lettre, jamais avec un nom. Pendant la période de feedback, il voit par prénom si quelqu'un a déjà répondu, pas ce qu'il a répondu ;
– le coach de Human Matters voit les mêmes lettres, jamais de noms à côté des réponses. Le coach voit aussi qui a rempli le questionnaire, pas qui a répondu quoi ;
– l'employeur ou l'organisation qui a acheté le parcours ne voit aucune réponse, seulement l'état du parcours ;
– notre base de données enregistre qui a répondu quoi, parce que sans cela nous ne pourrions pas envoyer de rappels. Nous ne montrons ce lien à personne.

Les lettres sont attribuées selon un ordre aléatoire cryptographiquement sûr (Fisher-Yates avec crypto.randomInt). Cette attribution :
– est aléatoire et n'a aucun lien avec l'ordre dans lequel les collègues ont été invités ;
– n'a aucun lien avec l'ordre dans lequel les réponses sont arrivées ;
– n'a aucun lien avec les noms, adresses e-mail ou autres données identifiantes ;
– est générée une seule fois par parcours et reste la même tout au long de celui-ci.

Comme une lettre reste la même dans tout le rapport, le participant voit la logique des réponses de chaque personne. C'est un choix délibéré : cela aide à comprendre le feedback. Cela signifie aussi que quelqu'un qui connaît bien les mots ou le style d'une personne peut parfois la reconnaître. Nous conseillons donc aux personnes qui donnent leur feedback de décrire ce qu'elles ont vu se produire plusieurs fois plutôt qu'un moment qu'elles sont seules à connaître avec le participant. L'uniformité de cette attribution est surveillée par des tests automatisés.

12. Droit à l'oubli

Vous pouvez nous demander via contact@humanmatters.cc d'effacer vos données. Nous le faisons dans les 30 jours. Nous effaçons alors votre compte, vos liens de connexion et vos codes de connexion, votre parcours 360° avec les réponses, l'auto-évaluation et le rapport, les e-mails que nous conservions pour vous, votre inscription à la newsletter et votre contact dans notre liste de diffusion, vos rendez-vous dans notre agenda, ainsi que votre nom et votre adresse e-mail dans notre journal interne (le journal d'audit). Si vous avez donné du feedback dans le parcours 360° de quelqu'un d'autre, nous effaçons votre nom et votre adresse e-mail et votre lien ne fonctionne plus. Les réponses que vous avez déjà envoyées restent dans ce rapport sous leur lettre, pour que le rapport reste juste pour les autres personnes qui ont donné leur feedback, mais plus personne ne peut les relier à vous. Ce qui reste : les factures et les commandes, que la loi nous oblige à conserver sept ans, et d'un parcours 360° uniquement le fait qu'il a existé, sans votre nom ni vos réponses, pour la comptabilité de l'organisation qui l'a payé. De la suppression elle-même, nous notons seulement dans le journal d'audit qu'elle a eu lieu, sans données personnelles. Dans nos sauvegardes chiffrées, les données restent conservées jusqu'à six mois ; ensuite, elles disparaissent d'elles-mêmes.