Les réunions avec la Communication NonViolente

Nous nous réunissons pour développer des idées avec d’autres, former des opinions, prendre des décisions, créer de l’adhésion… Les réunions prennent souvent beaucoup de temps, sans que le résultat souhaité soit toujours atteint. Quand les réunions ne sont pas efficaces, c’est une perte de temps précieux qui engendre de la frustration. La Communication NonViolente donne l’inspiration pour atteindre des résultats de manière rapide et efficiente. Elle motive aussi les participants à contribuer avec leur expertise et leurs connaissances au meilleur résultat possible.

Évaluer l’efficience et l’efficacité des réunions

En tant que dirigeant, vous pouvez vous demander quelles réunions vous supprimeriez si vous appreniez que peu de réunions ont réellement du sens. Vous pouvez aussi vous demander comment obtenir les mêmes résultats, voire de meilleurs, en moins de temps.

En tant que collaborateur, vous pouvez vous interroger sur la façon dont les réunions contribuent à la qualité, l’efficience et la satisfaction dans votre travail. Quand êtes-vous captivé lors d’une réunion et quand êtes-vous agité ? Que vous manque-t-il ? Et comment donner ce feedback pour ajuster les réunions et rester pleinement impliqué ? Les dirigeants comme les collaborateurs ont leur rôle dans les réunions : qui prépare la réunion, qui prend les notes, qui exécute les accords, qui assure la structure, combien de temps réserve-t-on au partage d’informations… ?

Veiller à l’implication des participants

Dès la préparation, veillez à ce que l’implication des participants soit la plus élevée possible. Réfléchissez et notez à l’avance les objectifs que vous souhaitez atteindre avec la réunion. Les objectifs suivants peuvent entrer en jeu :

• discuter/présenter des informations envoyées au préalable,
• échanger des informations,
• se poser des questions mutuellement,
• partager des informations confidentielles,
• développer des idées,
• établir des accords,
• élaborer des stratégies,
• prendre des décisions.

Informez les participants autant que possible à l’avance des points à l’ordre du jour. Indiquez ce que vous attendez d’eux pour qu’ils puissent se préparer. Si vous voulez prendre des décisions, assurez-vous que toutes les personnes ayant un pouvoir de décision soient présentes. Partagez les informations simples au préalable pour ne pas avoir à les présenter ou les lire pendant la réunion. Utilisez le temps de réunion pour clarifier et discuter des informations. Quand vous posez une question à un grand groupe, ce sont généralement les mêmes personnes qui prennent la parole. Si vous voulez impliquer les autres, adaptez le format. Vous pouvez :

Demander aux participants de noter leurs réponses avant d’ouvrir la discussion. Diviser le grand groupe en petits groupes aléatoires et faire discuter les questions d’abord en petit comité. Un rapporteur partage ensuite un résumé de ce qui a été discuté. Demander aux participants de noter leurs réponses sur des Post-it. Les participants collent ensuite ces Post-it sur un mur. Les idées qui vont ensemble peuvent être regroupées. Clôturer une réunion avec une question que vous souhaitez aborder lors de la prochaine. Demander aux participants d’y réfléchir entre-temps. Commencer la réunion suivante par un tour de table où chacun partage brièvement sa réponse. Noter les réponses sur un paperboard.

Créer de la connexion

La Communication NonViolente inspire un déroulement fluide des réunions. Donner son avis de manière honnête et respectueuse crée de la clarté et mène généralement rapidement à des conclusions nettes et des actions concrètes.

1. Tenez-vous-en à ce que vous observez, entendez et voyez. Si vous avez des interprétations ou des suppositions, vérifiez comment les autres voient les choses. Ne partez pas du principe que votre façon de voir est la seule. Évitez de formuler des jugements. Quand les participants à une réunion entendent que vous leur faites un reproche, aussi subtil soit-il, cela mène généralement à de la résistance ou à un désengagement.

2. Dites ce que vous ressentez face à une situation donnée. Utilisez un langage adapté. Pour la « peur », il est souvent plus approprié de dire : « Je suis préoccupé, je me fais du souci, je suis inquiet… » Pour la « tristesse », il convient mieux de dire : « Je trouve cela dommage/regrettable. » Pour exprimer la colère, des mots comme « frustration, irritation, gêne » sont adaptés.

3. Nommez les besoins, les valeurs et les intérêts que vous souhaitez réaliser avant de proposer des solutions concrètes. Tenez bon sur ces valeurs abstraites et soyez flexible sur leur concrétisation. Écoutez aussi les besoins, valeurs et intérêts que les participants soulèvent en réunion.

4. Formulez des demandes claires. Ne partez pas du principe que tout le monde sait ce que vous aimeriez voir se passer. Plus votre demande est concrète, plus vite vous arrivez à un accord concret. Ne vous accrochez pas non plus à votre demande spécifique. Face à un « non » ou un « oui à moitié », explorez quel besoin n’est pas satisfait chez l’autre et intégrez-le dans une proposition ajustée.

5. Soyez généreux avec la communication appréciative. Ce n’est pas toujours une question de grands discours. L’important est que votre appréciation soit authentique : quelqu’un dit ou fait quelque chose et cela vous rend heureux ou satisfait.

6. Lors de l’élaboration de solutions, veillez à ce que la prise de décision se fasse par étapes :

Commencez par une question d’ouverture claire et pertinente. C’est une question ouverte sur une thématique donnée. Il est souvent utile de voir si cette question peut être formulée de manière plus précise et plus créative. Vérifiez s’il est pertinent de mettre en commun l’expertise disponible avant de formuler des propositions. Lors d’un tel tour d’expertise, il est utile d’écouter vous-même avec empathie et de stimuler l’empathie chez les autres en demandant : « Qu’entendez-vous ? Résumez dans vos propres mots ce que vous entendez. Quelles questions avez-vous à ce sujet ? » Lorsque les participants formulent des propositions, assurez-vous qu’elles soient concrètes, réalistes et formulées en termes positifs. Vérifiez si une proposition peut devenir un accord concret en sondant les éventuelles objections. Derrière chaque objection se cache un besoin, une valeur ou un intérêt. Stimulez la créativité pour traduire les besoins non satisfaits en propositions ajustées. Recherchez toujours une décision avec le moins de résistance. Veillez à indiquer vous aussi quels besoins, valeurs ou intérêts vous souhaitez voir pris en compte dans la décision finale. Utilisez vos compétences empathiques. Quand vous remarquez que des personnes s’échauffent ou haussent le ton, orientez d’abord votre écoute vers ce que les gens ressentent et ce dont ils ont besoin.

7. Clôturez votre réunion en sondant comment les participants l’ont vécue. Ce qui a bien fonctionné, vous le conservez pour la prochaine. Ce qui a moins bien marché, vous le transformez en points d’attention pour la fois suivante.

En résumé

• Préparez votre réunion avec un objectif clair. Sachez ce que vous voulez atteindre in fine.
• Assurez l’efficience par des questions ciblées et des demandes claires.
• Évitez toute forme de reproche ou de jugement et tenez-vous-en aux faits observables.
• Exprimez votre appréciation.
• Écoutez avec empathie les reproches et les opinions « différentes ».
• Explorez d’abord les besoins, valeurs et intérêts sous-jacents avant de proposer des solutions.