De bonnes reunions donnent de l'energie !

Des que les gens sont capables de communiquer de maniere connectee, la voie s’ouvre vers des reunions efficaces et energisantes. Le plan en trois etapes ci-dessous offre un cadre supplementaire et de la rapidite.

Reconnaitre les besoins

Le point de depart de la Communication NonViolente est la reconnaissance des sentiments tels que la colere, la peur, la tristesse et la joie. Des que vous pouvez identifier quelle observation declenche un sentiment et quel besoin se cache derriere, vous pouvez en discuter de maniere respectueuse.

Mais cette reconnaissance des sentiments et des besoins joue aussi un role crucial lorsque vous ecoutez les autres. Rien n’est aussi efficace en reunion que d’ecouter ce que l’autre ressent et dont il a besoin. Parfois il s’agit d’une idee qui cherche son chemin vers la realisation, parfois vous entendez des limites. Il est judicieux de tenir compte des objections, car les personnes qui se sentent entendues restent impliquees. En cas de desaccords ou de tensions, l’ecoute active et connectee cree un climat propice a la recherche commune de solutions.

Quel est votre objectif ?

C’est enfoncer une porte ouverte, mais un point de reunion dont l’objectif n’est pas clair est une occasion manquee. Reflechissez donc, des la preparation de la reunion, a l’objectif de chaque point a l’ordre du jour.

Quelques objectifs frequents pour les points de reunion :

• donner de l’information,
• obtenir des apports (echanger des idees / poser des questions),
• convenir d’accords,
• …

Transmettez aux participants les informations necessaires a l’avance pour qu’ils puissent se preparer au mieux. En tant que participant, vous pouvez aussi contribuer a des points d’ordre du jour cibles : soit en les proposant, soit en demandant des precisions au prealable.

Arriver rapidement a de bons accords

Avec la reunion en trois etapes, tiree de “Fluide organisatie” d’Arne de Vet et Filip Lowette, vous disposez d’une structure pratique pour des reunions energisantes.

Voici les trois etapes en bref :

1. Commencez par un tour d’actualite et listez les sujets a traiter

Quand on donne la possibilite a chaque participant de s’exprimer en debut de reunion sur comment il s’est senti durant la periode ecoulee, les participants sont impliques des la premiere minute et vous obtenez rapidement des informations importantes. Il en va de meme pour l’inventaire des sujets : chaque participant a l’occasion d’indiquer ce dont il a besoin pour avancer.

2. Traitez les sujets un par un

Comme mentionne plus haut, il est parfois necessaire de clarifier l’objectif derriere un sujet : la personne veut-elle partager de l’information, en recevoir, ou proposer une action ? Dans ce dernier cas, vous pouvez formuler la proposition puis demander les objections et remarques des autres participants. Les objections donnent des indications claires sur les ajustements necessaires et orientent vers des accords plus largement soutenus.

3. Redigez un compte-rendu oriente action

Une fois tous les sujets traites, un bref resume des actions convenues peut etre redige. Ce document sert de repere pour la mise en oeuvre et le suivi.

Et si le groupe est trop grand pour donner la parole a chacun ?

Plus le groupe est grand, plus il devient important de soigner la methodologie de reunion. Pour maintenir l’implication de tous, travailler en sous-groupes puis faire un retour au groupe complet est souvent la meilleure approche.

Envie de decouvrir et de pratiquer encore plus de conseils et de methodes de reunion ? Decouvrez notre offre autour de la prise de decision connectee.