Meetings mit Verbindender Kommunikation

Wir machen Meetings, um mit anderen Ideen zu entwickeln, Meinungen zu bilden, Beschlüsse zu fassen, Tragfähigkeit zu schaffen. Meetings kosten oft viel Zeit, und das gewünschte Ergebnis wird nicht immer erreicht. Wenn Meetings nicht wirksam sind, ist das Verschwendung kostbarer Zeit – und es frustriert. Verbindende Kommunikation gibt Anregungen, schnell und wirksam zu Ergebnissen zu kommen. Und sie motiviert die Teilnehmenden, aus ihrer Expertise zum bestmöglichen Ergebnis beizutragen.

Den Blick auf Wirksamkeit von Meetings schärfen

Als Führungskraft können Sie sich fragen, welche Meetings Sie streichen wollen, wenn Sie hören, dass nur wenige etwas bringen. Sie können sich fragen, wie Sie mit weniger Zeit gleiche oder bessere Ergebnisse erzielen.

Als Mitarbeiter können Sie sich fragen, wie Meetings zu Qualität, Wirksamkeit und Erfüllung in Ihrer Arbeit beitragen. Wann sind Sie gefesselt, wann unruhig? Was fehlt Ihnen? Und wie geben Sie dieses Feedback, um Meetings zu justieren und maximal eingebunden zu bleiben? Beide haben ihre Rolle: Wer bereitet vor, wer protokolliert, wer setzt um, wer sorgt für Struktur, wie viel Raum wollen Sie für das Teilen von Information vorsehen?

Aufmerksamkeit für die Beteiligung

Sorgen Sie schon in der Vorbereitung dafür, dass die Beteiligung möglichst hoch ist. Überlegen und notieren Sie vorab, welche Ziele Sie erreichen wollen. Mögliche Ziele:

• vorab geschickte Information besprechen/erläutern,
• Information austauschen,
• einander Fragen stellen,
• vertrauliche Information teilen,
• Ideen entwickeln,
• Vereinbarungen treffen,
• Strategien erarbeiten,
• Beschlüsse fassen.

Informieren Sie Teilnehmende möglichst vorab über die Punkte. Sagen Sie, was Sie erwarten, damit sie sich vorbereiten können. Wenn Sie entscheiden wollen, sorgen Sie dafür, dass alle Personen mit Mandat anwesend sind. Teilen Sie einfache Information vorab, damit Sie sie im Meeting nicht vorlesen müssen. Nutzen Sie die Zeit zur Klärung und Besprechung. Wenn Sie eine Frage in eine große Gruppe stellen, sind es meist dieselben Menschen, die antworten. Wenn Sie auch andere einbinden wollen, passen Sie die Form an:

Lassen Sie Antworten zuerst aufschreiben, bevor gesprochen wird. Teilen Sie die große Gruppe in zufällige kleine Gruppen und besprechen Sie die Fragen erst dort. Anschließend gibt eine Berichterstatterin die Zusammenfassung. Bitten Sie um Antworten auf Post-its. Diese werden an eine Wand gehängt. Ideen, die zusammengehören, können Sie gruppieren. Schließen Sie ein Meeting mit einer Frage, die im nächsten besprochen werden soll. Bitten Sie, in der Zwischenzeit nachzudenken. Beginnen Sie das nächste mit einer Runde, in der jede Person kurz antwortet. Notieren Sie auf einem Flipchart.

Sorgen Sie für Verbindung

Verbindende Kommunikation gibt Anregungen, ein Meeting reibungslos laufen zu lassen. Selbst ehrlich und respektvoll Meinung zu äußern, schafft Klarheit und führt meist schnell zu klaren Schlussfolgerungen und konkreten Maßnahmen.

1. Halten Sie sich an das, was Sie wahrnehmen, hören und sehen. Wenn Sie Deutungen oder Annahmen haben, prüfen Sie, wie andere das sehen. Gehen Sie nicht davon aus, dass Ihre Sicht die einzige ist. Vermeiden Sie das Aussprechen von Urteilen. Wenn Teilnehmende einen Vorwurf hören – auch noch so subtil –, führt das zu Widerstand oder weniger Beteiligung.

2. Sagen Sie, wie Sie sich in einer Situation fühlen. Nutzen Sie passende Sprache. Statt „Angst” passt oft „besorgt”, „mache mir Sorgen”, „beunruhigt”. Statt „Trauer” passt „bedauerlich”, „schade”. Für Wut passen „Frustration, Irritation, Unbehagen”.

3. Benennen Sie vor allem die Bedürfnisse, Werte und Interessen, die Sie verwirklichen wollen, bevor Sie konkrete Lösungen vorschlagen. Halten Sie an diesen abstrakten Werten fest und seien Sie flexibel bei der konkreten Umsetzung. Hören Sie auch auf die Bedürfnisse, Werte und Interessen, die im Meeting genannt werden.

4. Formulieren Sie klare Bitten. Gehen Sie nicht davon aus, dass alle wissen, was Sie sich wünschen. Je konkreter, desto schneller die Vereinbarung. Halten Sie aber auch nicht an Ihrer konkreten Bitte fest. Suchen Sie bei einem „Nein” oder „Halb-Ja” das nicht erfüllte Bedürfnis und integrieren Sie es in einen angepassten Vorschlag.

5. Seien Sie großzügig mit wertschätzender Kommunikation. Das muss nicht jedes Mal viele Worte verlangen. Wichtig ist Authentizität: Jemand sagt oder tut etwas, und das macht Sie froh oder zufrieden.

6. Beim Erarbeiten von Lösungen sorgen Sie dafür, dass die Entscheidungsfindung in Phasen läuft:

Sorgen Sie für eine klare, sinnvolle Ausgangsfrage. Eine offene Frage zu einem Thema. Oft lohnt es sich zu schauen, ob diese Ausgangsfrage schärfer und kreativer formuliert werden kann. Schauen Sie, ob es sinnvoll ist, die vorhandene Expertise zusammenzulegen, bevor Vorschläge formuliert werden. In so einer Expertise-Runde lohnt es sich, selbst empathisch zuzuhören und die Empathie bei anderen anzuregen mit: „Was hören Sie? Fassen Sie in eigenen Worten zusammen, was Sie hören. Welche Fragen haben Sie?” Wenn Vorschläge formuliert werden, sorgen Sie dafür, dass sie konkret, realistisch und positiv sind. Prüfen Sie, ob ein Vorschlag in eine konkrete Vereinbarung mündet, indem Sie nach Einwänden fragen. In einem Einwand steckt immer ein Bedürfnis, ein Wert oder ein Interesse. Regen Sie Kreativität an, um die nicht erfüllten Bedürfnisse in angepasste Vorschläge zu übersetzen. Suchen Sie immer einen Beschluss mit dem geringsten Widerstand. Sagen Sie auch selbst, welche Bedürfnisse, Werte oder Interessen Sie im Beschluss gewahrt sehen wollen. Nutzen Sie Ihre empathischen Fähigkeiten. Wenn Sie merken, dass Menschen sich aufregen oder die Stimme heben, richten Sie Ihr Zuhören zuerst auf Gefühle und Bedürfnisse.

7. Schließen Sie das Meeting ab, indem Sie nach dem Erleben fragen. Was gut war, behalten Sie. Was weniger lief, übersetzen Sie in Aufmerksamkeitspunkte für das nächste Mal.

Zusammenfassung

• Bereiten Sie das Meeting mit klarem Ziel vor. Wissen Sie, was Sie erreichen wollen.
• Sorgen Sie für Wirksamkeit durch gezielte Fragen und klare Bitten.
• Vermeiden Sie jede Form von Vorwurf oder Urteil und bleiben Sie bei den wahrnehmbaren Fakten.
• Sprechen Sie Ihre Wertschätzung aus.
• Hören Sie empathisch auf Vorwürfe und „andere” Meinungen.
• Erkunden Sie zuerst die dahinterliegenden Bedürfnisse, Werte und Interessen, bevor Sie Lösungen vorschlagen.