Gute Meetings geben Energie!

Wenn Menschen verbindend kommunizieren können, ist der Weg frei zu wirksamen Meetings, die Energie geben. Der folgende Drei-Schritte-Plan gibt zusätzlichen Halt und Tempo.

Bedürfnisse erkennen

Der Anfang verbindender Kommunikation ist das Erkennen und Anerkennen von Gefühlen wie Wut, Angst, Trauer und Freude. Sobald Sie herausfinden können, welche Beobachtung dieses Gefühl auslöst und welches Bedürfnis dahintersteckt, können Sie respektvoll darüber ins Gespräch gehen.

Auch beim Zuhören spielt das Erkennen von Gefühlen und Bedürfnissen eine entscheidende Rolle. Nichts ist in einem Meeting so wirksam wie das Hören auf das, was der andere fühlt und braucht. Manchmal geht es um eine Idee, die ihren Weg in die Umsetzung sucht; manchmal hören Sie Einschränkungen. Es ist klug, Einwände einzubeziehen – Menschen, die sich gehört wissen, bleiben dabei. Bei Meinungsverschiedenheiten oder Spannungen entsteht durch aktives, verbindendes Zuhören ein Klima, gemeinsam nach Auswegen zu suchen.

Welches Ziel verfolgen Sie?

Eine offene Tür: Ein Tagesordnungspunkt ohne klares Ziel ist eine vertane Chance. Halten Sie also schon bei der Vorbereitung beim Ziel jedes Punktes inne.

Häufige Ziele bei Tagesordnungspunkten:

• Information geben,
• Input bekommen (Ideen austauschen, Fragen stellen),
• Vereinbarungen treffen,
• …

Geben Sie Teilnehmenden vorher die nötigen Informationen, damit sie sich optimal vorbereiten können. Auch als Teilnehmende können Sie zu zielgerichteten Punkten beitragen – indem Sie selbst Punkte einbringen oder vorab um Klärung bitten.

Schnell zu guten Vereinbarungen kommen

Mit dem Drei-Schritte-Meeting (Fluïde organisatie von Arne de Vet und Filip Lowette) bekommen Sie eine praktische Struktur für Meetings, die Energie geben.

Die drei Schritte in Kurzform:

1. Mit einem Update beginnen und die zu besprechenden Themen listen

Wenn zu Beginn jede Person Raum bekommt, um zu sagen, wie es ihr in der vergangenen Zeit ging, sind alle ab Minute eins eingebunden, und Sie bekommen schnell einen Überblick über wichtige Informationen. Genauso beim Sammeln der Themen: Jede Person nennt, was sie braucht, um weiterzukommen.

2. Die Themen eins nach dem anderen angehen

Wie schon gesagt, ist es manchmal nötig, beim Thema nach dem Ziel zu fragen: Will die Person informieren, Information bekommen oder eine Maßnahme vorschlagen? Im letzten Fall können Sie den Vorschlag formulieren und anschließend nach Einwänden und Bedenken der anderen fragen. Einwände geben klare Hinweise auf nötige Anpassungen und weisen den Weg zu breiter getragenen Vereinbarungen.

3. Ein handlungsorientiertes Protokoll machen

Sobald alle Themen behandelt sind, lässt sich ein kurzes Protokoll der vereinbarten Maßnahmen erstellen. Dieses Dokument ist der Halt für die weitere Umsetzung und Nachverfolgung.

Was, wenn die Gruppe zu groß ist, um alle zu Wort kommen zu lassen?

Je größer die Gruppe, desto wichtiger wird die Meeting-Methode. Um alle einzubinden, ist die Arbeit in Untergruppen mit anschließender Rückmeldung an die ganze Gruppe oft sinnvoll.

Wollen Sie mehr Tipps und Methoden für Meetings entdecken und üben? Schauen Sie in unser Angebot rund um Verbindende Entscheidungsfindung.